Webshops genereren dagelijks een grote hoeveelheid data: bestellingen, betalingen, facturen en btw-informatie. Wanneer die gegevens manueel naar de boekhouding moeten worden overgezet, kost dat niet alleen veel tijd, maar ontstaat ook een groter risico op fouten.

Voor een klant ontwikkelden we daarom een koppeling tussen WooCommerce en King Finance, één van de grotere boekhoudpakketten op de Nederlandse markt.

Het doel: webshopbestellingen automatisch en correct verwerken in de boekhouding, zonder manuele tussenstappen.

De klant wilde dat alle bestellingen uit de webshop automatisch in de boekhouding terechtkwamen. Daarbij waren er een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Klanten kunnen als gast afrekenen, dus zonder account
• Btw-regels verschillen afhankelijk van het land en type klant
• Betalingen gebeuren via verschillende betaalmethodes
• Boekhouding moet correct afgepunt zijn
• Facturen moeten automatisch beschikbaar zijn

Daarnaast wilden ze ook een manier om betalingen snel te controleren, zonder duizenden transacties manueel te moeten vergelijken.

We ontwikkelden een maatwerkkoppeling die WooCommerce rechtstreeks laat communiceren met King Finance.

Wanneer een bestelling wordt geplaatst in de webshop:

1. Wordt deze automatisch opgehaald

1. Tijdelijk opgeslagen in een tussentabel
2. Gecontroleerd en verrijkt met extra gegevens
3. Doorgestuurd naar de boekhouding

Tijdens dit proces gebeuren verschillende automatische controles.

Voor webshops die internationaal verkopen, kan btw snel complex worden.

Daarom detecteert de koppeling automatisch welke btw-code gebruikt moet worden:

• Binnenlandse btw
• Buitenlandse btw
• Btw-verlegging
• One Stop Shop (OSS)

Deze informatie wordt automatisch correct doorgestuurd naar de boekhouding.

Ook btw-nummers worden automatisch gevalideerd. Wanneer een btw-nummer foutief is, wordt dat duidelijk aangegeven zodat de boekhouding dit meteen kan corrigeren.

Niet elke klant maakt een account aan in een webshop. Veel mensen rekenen af als gast.

Daarom bouwden we een systeem dat een klantvoorstel doet bij betaling, zodat de bestelling correct kan worden gekoppeld aan een bestaande klant in de boekhouding.

Dit voorkomt dubbele klantrecords en houdt de administratie overzichtelijk.

Bij elke bestelling wordt ook automatisch de PDF-factuur opgehaald uit de webshop.

Die factuur wordt samen met de bestelling doorgestuurd naar King Finance, zodat alle documenten meteen beschikbaar zijn in de boekhouding.

Geen manueel downloaden of uploaden meer nodig.

Een veelvoorkomend probleem in webshops is dat betalingen wel geregistreerd zijn, maar nog als openstaand in de boekhouding verschijnen.

Daarom voorziet de koppeling ook automatische afpunting op basis van de betaalwijze.

Zo worden betalingen meteen correct verwerkt en blijven er geen foutieve openstaande posten bestaan.

Naast de koppeling ontwikkelden we ook een matching tool.

Met één knop kan de boekhouding controleren of alle betalingen correct verwerkt zijn.

De tool vergelijkt:

• Webshopbestellingen
• Betalingen uit Mollie-afschriften
• Verrichtingen in de boekhouding

Vervolgens toont het systeem enkel de verschillen. 

Dat lijkt eenvoudig, maar het maakt een groot verschil in de praktijk. In één dataset ging het bijvoorbeeld om 1365 verrichtingen over 3,5 maand. In plaats van elke lijn manueel te controleren, krijgt de boekhouder meteen de paar transacties te zien waar iets niet klopt.

De koppeling zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing en een betrouwbaardere boekhouding.

Voordelen voor de klant:

• Automatische verwerking van webshopbestellingen-
• Correcte btw-detectie
• Facturen automatisch in de boekhouding
• Automatische afpunting van betalingen
• Snelle controle van transacties via de matching tool

De oplossing werd ontwikkeld voor één klant, maar is herbruikbaar voor andere WooCommerce-webshops op de Nederlandse markt.

Bovendien staat de integratie in de King Finance App Store, waardoor ze eenvoudig kan worden ingezet voor andere bedrijven.