WooCommerce koppelen met King Finance

Wat is King Finance?

King Finance is één van de grotere boekhoudpakketten in Nederland. Veel Nederlandse bedrijven gebruiken het om facturen, betalingen en btw-administratie te beheren.

Maar standaard is er geen directe koppeling met WooCommerce.
Daar komt onze integratie in beeld.

Hoe de koppeling werkt

Wanneer een bestelling in de webshop wordt geplaatst, gebeurt er automatisch het volgende:

1. Bestellingen ophalen uit WooCommerce
   Alle webshopbestellingen worden opgehaald en eerst in een tussentabel geplaatst.
2. Verwerking en controle
   In deze fase gebeurt een reeks slimme controles:

• Suggestie van de juiste klant bij betaling
• Validatie van btw-nummers
• Detectie van de juiste btw-code

1. Doorsturen naar King Finance
   Daarna wordt de bestelling correct verwerkt in de boekhouding.

Ook gastbestellingen (klanten zonder account) worden correct verwerkt.

Automatische btw-detectie

Btw kan complex worden wanneer je internationaal verkoopt.
Daarom detecteert de koppeling automatisch welke btw-code gebruikt moet worden:

• Binnenlandse btw
• Buitenlandse btw
• Btw-verlegging
• One Stop Shop (OSS)

Die informatie wordt automatisch mee doorgestuurd naar de boekhouding.

Daarnaast gebeurt er ook btw-nummer validatie.
Wanneer een btw-nummer foutief is, wordt dit duidelijk weergegeven — iets wat voor boekhouders cruciaal is.

Facturen automatisch naar de boekhouding

De koppeling haalt ook automatisch de PDF-factuur en stuurt deze rechtstreeks mee naar King Finance.

Zo moet niemand nog handmatig facturen downloaden en uploaden.

Betalingen automatisch afpunten

Een ander belangrijk voordeel is de automatische afpunting van betalingen.

Afhankelijk van de betaalmethode (bijvoorbeeld Mollie) wordt een bestelling automatisch als betaald gemarkeerd. Hierdoor blijven er geen foutieve openstaande betalingen in de boekhouding staan.

De matching tool: kleine knop, groot verschil

Naast de koppeling ontwikkelden we ook een matching tool.

Met één knop kan de boekhouding controleren of alle betalingen correct zijn verwerkt.

De tool vergelijkt:

• Betalingen in de webshop
• Betalingen in het Mollie-afschrift
• Verrichtingen in de boekhouding

En toont enkel de verschillen.

Dat lijkt misschien eenvoudig, maar het bespaart enorm veel tijd.

In één concreet voorbeeld: 1365 verrichtingen over een periode van 3,5 maand: 

In plaats van 1365 lijnen manueel te controleren, krijgt de boekhouder enkel de paar verrichtingen te zien waar iets misloopt.

Herbruikbaar voor andere webshops

De koppeling werd ontwikkeld voor één klant, maar is volledig herbruikbaar voor andere WooCommerce-webshops.

Bovendien staat de integratie in de App Store van King Finance, waardoor ze eenvoudig kan worden ingezet voor andere bedrijven op de Nederlandse markt.