SNF Vastgoedbeheer: SNF Maxi

Iemand wijst naar het vastgoedoverzicht van SNF Vastgoed op een laptop

Mobiele schermen van de website van SNF Vastgoed

Klant

SNF

Website

snfvastgoed.be

Een standaardpakket dat niet meer mee is? Dan bouwen we gewoon iets dat wel werkt. Voor SNF Vastgoedbeheer maakten we SNF Maxi: software op maat die hun syndicusbeheer een pak vlotter maakt. Minder manueel werk, meer overzicht en op termijn ook een slimmere investering. Benieuwd hoe we dat aanpakten?

Alles over SNF Maxi

Eén platform. De uitdaging Slimme investering Onze oplossing Onze aanpak De technologie Het resultaat

Eén platform. Alle gebouwen. Een pak minder handwerk.

Een gebouw beheren is één ding. Maar wat als je als syndicus tientallen gebouwen beheert, elk met hun eigen eigenaars, documenten, vergaderingen en boekhouding? Dan wordt het al snel een hele klus om alles overzichtelijk te houden.

SNF Vastgoedbeheer liep tegen de grenzen van hun standaardsoftware aan. Tijd voor een oplossing die wel aansluit bij hun dagelijkse werking. Samen bouwden we SNF Maxi: een digitaal platform op maat dat het volledige syndicusbeheer samenbrengt. Van gebouwadministratie en algemene vergaderingen tot boekhouding en betalingen.

De uitdaging: software die niet meer meegroeit

SNF Vastgoedbeheer neemt eigenaars heel wat werk uit handen. Van financieel en juridisch tot technisch en administratief beheer: als syndicus zorgen ze ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Maar hun bestaande software maakte dat niet altijd even gemakkelijk.

Het standaardpakket sloot steeds minder aan bij hun manier van werken. Veel processen verliepen nog manueel, informatie zat verspreid over verschillende bestanden en het overzicht bewaren vroeg heel wat tijd.

En dat terwijl net daar de winst te halen viel: minder administratie, minder dubbel werk en meer ruimte voor het echte syndicusbeheer.

De vraag was dus niet om nóg een standaardpakket te installeren. Wel om een platform te bouwen dat de werking van SNF begrijpt en ondersteunt.

Een slimme investering op lange termijn

Een standaardpakket lijkt op het eerste gezicht misschien de eenvoudigste keuze. Maar als de jaarlijkse licentiekost stevig doorweegt én de software niet helemaal aansluit bij je werking, loont het om verder te kijken.

Voor SNF Vastgoedbeheer was dat een belangrijke reden om te investeren in een eigen platform. In plaats van jaar na jaar te betalen voor standaardsoftware, investeert SNF in software die volledig op hun werking is afgestemd en waarvan ze zelf eigenaar zijn.

De ontwikkelkost is een investering vooraf, maar die wordt over de jaren heen uitgespreid. Daardoor kan SNF op termijn ook besparen op de softwarekosten. Een oplossing die niet alleen vandaag beter werkt, maar ook op lange termijn meer oplevert.

De oplossing: SNF Maxi, syndicusbeheer op maat

We ontwikkelden SNF Maxi: een webapplicatie op maat waarin alle belangrijke onderdelen van het syndicusbeheer samenkomen.

Eén centraal platform dat de verschillende processen met elkaar verbindt. Het resultaat? Een veel overzichtelijkere werking, met minder manuele handelingen en meer controle over de administratie.

Gebouwbeheer: alle informatie op één plek

Elk gebouw heeft zijn eigen administratie. In SNF Maxi krijgt die informatie een duidelijke, centrale plek.

Kavels, eigenaars, huurders, verdeelsleutels en documenten worden per gebouw beheerd. Zo is alle relevante informatie meteen beschikbaar en hoeft het team niet langer tussen verschillende bestanden te zoeken.

Een stevige basis voor de rest van het platform.

Algemene vergaderingen: van voorbereiding tot verslag

Algemene vergaderingen organiseren vraagt heel wat voorbereiding en opvolging. Ook daar maakt SNF Maxi het verschil.

Het team kan de agenda opstellen en stemmen per kavel registreren. Na de vergadering wordt het verslag automatisch als PDF gegenereerd. Minder manueel werk, minder kans op fouten en een vlottere opvolging van de vergadering.

Boekhouding: administratie die zichzelf mee opvolgt

Ook de boekhouding kreeg een stevige upgrade. Facturen komen automatisch binnen vanuit Microsoft OneDrive. Vervolgens leest AI de factuurgegevens uit, zodat het team die niet meer volledig manueel hoeft over te nemen.

Bankuittreksels worden ingelezen via CODA en gekoppeld aan de juiste betalingen. En wanneer er betalingen moeten worden uitgevoerd, kan SNF die bundelen in één SEPA-bestand.

Zo worden verschillende stappen in de financiële administratie met elkaar verbonden. Van factuur tot betaling, met minder handmatig werk onderweg.

Onze aanpak: stap voor stap, samen met SNF

Een platform op maat bouw je niet door zomaar een lijst met functies af te vinken. Je moet eerst begrijpen hoe een organisatie werkt, waar de knelpunten zitten en welke oplossing daar echt bij past.

Daarom werkten we module per module. In nauw overleg met het team van SNF bekeken we hoe de verschillende processen verlopen en vertaalden we die naar concrete functionaliteiten.

Die stapsgewijze aanpak liet toe om het platform telkens verder uit te bouwen en bij te sturen waar nodig.

Ook de overstap naar de nieuwe software pakten we doordacht aan. Tijdens de testfase liepen het oude en het nieuwe systeem naast elkaar. Zo kon SNF Maxi uitgebreid getest worden terwijl de bestaande werking gewoon bleef doorlopen.

Pas wanneer alles goed zat, kon de overstap volgen. Geen sprong in het diepe, wel een gecontroleerde overgang naar een nieuwe manier van werken.

De technologie achter SNF Maxi

Voor de ontwikkeling kozen we voor Laravel, Vue en Tailwind. Een moderne technische basis waarmee we een gebruiksvriendelijk en uitbreidbaar platform konden bouwen, volledig afgestemd op de noden van SNF.

Daarnaast koppelden we SNF Maxi aan Microsoft OneDrive voor de automatische verwerking van facturen en aan de Belgische bankstandaarden CODA en SEPA voor de

financiële administratie.

Voor het uitlezen van facturen gebruiken we AI van Claude, ontwikkeld door Anthropic.

Het resultaat is een geïntegreerd platform waarin verschillende tools en technologieën samenwerken om het syndicusbeheer efficiënter te maken.

Het resultaat: meer overzicht, minder administratie

Met SNF Maxi beschikt SNF Vastgoedbeheer over een platform dat aansluit bij hun dagelijkse werking. Gebouwbeheer, algemene vergaderingen en boekhouding komen samen in één digitale omgeving.

Door repetitieve handelingen te automatiseren en informatie centraal te beheren, krijgt het team meer overzicht en wordt het dagelijkse beheer een pak efficiënter.

En misschien nog het belangrijkste: de software volgt nu de werking van SNF, in plaats van omgekeerd.