Privacybeleid

Deze Privacy Policy regelt de verwerking van jouw persoonsgegevens door Okappi BV, met maatschappelijke zetel te Hoogstraat 56, 2820 Rijmenam (Bonheiden) en vestiging te Veemarkt 37A/3, 2800 Mechelen, gekend in de KBO onder het nummer BE0715.997.085 (hierna: “Okappi”).

Lees deze Privacy Policy aandachtig. Het bevat essentiële informatie over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken. Door jouw persoonsgegevens te delen op onze website, door ons te contacteren per e-mail/per telefoon of door het overmaken van een vraag/klacht, verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacy Policy.

1. Welke gegevens verwerken we over jou?

Okappi verwerkt in het kader van haar werkzaamheden de volgende persoonsgegevens van jou:

Klantgegevens: als je een dienst aanvraagt, verzamelen wij jouw naam en voornaam, BTW-nummer, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, username, IP-adres, user-ID, cookie-ID’s, location data, interaction data, apparaatgegevens (besturingssysteem, browsertype, taalinstellingen), profieldata (inclusief click and open rates), door de betrokkene zelf verstrekte persoonsgegevens (bv. in webformulieren), en alle andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt;
Voor de webhosting van de website verwerken we de naam, voornaam, username, e-mail, IP-adres, user-ID, cookie-ID’s, location data, interaction data, apparaatgegevens (besturingssysteem, browsertype, taalinstellingen) en profieldata;
Voor de toegang tot verschillende applicaties verwerken we de naam, voornaam, username, e-mail, IP-adres, user-ID, cookie-ID’s, location data, interaction data, apparaatgegevens (besturingssysteem, browsertype, taalinstellingen), profieldata (inclusief click and open rates) en door de betrokkene zelf verstrekte persoonsgegevens (bv. in webformulieren);
Om toegang te krijgen tot de server verwerken we de naam, voornaam, username, e-mail, IP-adres, user-ID, cookie-ID’s, location data, interaction data, apparaatgegevens (besturingssysteem, browsertype, taalinstellingen), profieldata (inclusief click and open rates) en door de betrokkene zelf verstrekte persoonsgegevens (bv. in webformulieren);
Contactgegevens: bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren of als je ons belt of mailt, verwerken we jouw naam en voornaam, eventueel de naam van jouw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, jouw e-mail, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die je zelf vrijgeeft;
Leveranciersgegevens: als je een (potentiële) leverancier bent, verzamelen wij jouw naam, voornaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoongegevens, de naam van jouw bedrijf, jouw functie, BTW-nummer, bankrekeningnummer, contactgegevens van contactpersonen bij de leverancier en eventuele andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt;
Sollicitatiegegevens: als je bij ons solliciteert, dan kunnen we jouw naam, voornaam, identiteitskaartnummer, burgerlijke staat, studies, eerdere werkervaringen, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, hobby’s, e-mailadres, telefoon, referenties, geslacht, moedertaal, talenkennis, andere persoonsgegevens die de kandidaat spontaan vermeldt, vervoermiddel/rijbewijs, en eventuele andere gegevens verzamelen die je ons vrijwillig overmaakt;
Gegevens voor de nieuwsbrief: bij inschrijving op onze nieuwsbrief, verwerken we jouw e-mailadres, voornaam, naam en bedrijfsnaam;
Prospectie en marketing: naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer, bedrijfsnaam, klantenrelatie, en eventuele andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt;
Cookies: telkens wanneer je naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over jou verzamelen, met name jouw IP-adres en surfgedrag. Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in Artikel 7.

2. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor:

Klantgegevens: de facturatie van de bestelde diensten, het uitvoeren van gevraagde diensten en de overeenkomst, met als rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst of onze wettelijke, boekhoudkundige verplichtingen;
Contactgegevens: het kunnen beantwoorden van de vraag die je gesteld hebt, met als rechtsgrond het uitvoeren van een dienst waarom je verzocht hebt;
Contactgegevens, Klantgegevens, Prospectie en Gegevens voor de nieuwsbrief: direct marketing, nieuwsbrieven, acties en promoties door Okappi zelf, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten, of jouw expliciete, voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij Okappi. Je kan op elk ogenblik aangeven dat je niet langer onze nieuwsbrieven wilt ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon;
Leveranciersgegevens: om je een offerte-aanvraag toe te sturen, een bestelling te plaatsen, jouw facturen te betalen, met jou te communiceren en onze boekhouding te voeren, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst met jou en omwille van onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen;
Sollicitatiegegevens: om jouw sollicitatie te kunnen behandelen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij de sollicitatie zelf en jouw expliciete, voorafgaande toestemming om een wervingsreserve aan te leggen; en
Cookies: om onze website te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet achterhaald kan worden, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming bij jouw eerste bezoek aan onze website, aan te vullen met andere doeleinden van cookies, bv. marketing.

3. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële redenen, behalve met jouw voorafgaande toestemming.
Indien nodig voor de interne reorganisatie of overdracht van activiteiten, kunnen wij wel jouw gegevens doorgeven aan derden die de continuïteit van onze dienstverlening eventueel zouden garanderen. Wij zullen je in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar je begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
Okappi kan externe dienstverleners aanstellen om specifieke diensten te verlenen. Deze dienstverleners zullen gegevensverwerkingen uitvoeren namens ons en in opdracht van ons (in de hoedanigheid van verwerker).
Okappi zal verwerkers zorgvuldig selecteren in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Daarnaast zal Okappi ervoor zorgen dat de verwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van een eventueel schriftelijk contract en met de wettelijke regelgeving op het gebied van gegevensverwerking.
De procedures die namens ons worden uitgevoerd, omvatten:
- de levering van de technische infrastructuur voor onze diensten en de levering van serverruimte;
- Verzending;
- online en gebruiksanalyse;
Accountverificatie;
- klantenservice en verwerking van vragen; en
- vertrouwen in en veiligheid van onze diensten (vb. voorkomen van fraude).
De verwerkers die wij hebben aangesteld, hebben onder bepaalde omstandigheden toegang tot jouw persoonsgegevens, maar uitsluitend ten behoeve van de gevraagde gegevensverwerking.

In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen je naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.

Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat jouw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.

4. Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, zoals hieronder in detail wordt toegelicht.

Klantgegevens en Leveranciersgegevens: jouw klantgegevens en leveranciersgegevens bewaren wij maximaal 5 jaar na het einde van de samenwerking. Je facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 7 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren;
Contactgegevens: de gegevens die je doorgeeft bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren of als je ons belt of mailt, worden voor maximaal 1 jaar na de laatste contactname bijgehouden;
Sollicitatiegegevens: wij bewaren jouw sollicitatiegegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt tot maximaal 1 jaar nadien als je daarvoor jouw toestemming hebt gegeven; en
Cookies: de bewaartermijnen van persoonsgegevens die verzameld worden door cookies vind je terug in Artikel 7.
Indien jouw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het voeren van een eventuele gerechtelijke procedure, kunnen deze langer dan de hierboven vermelde termijn worden verwerkt.

5. Jouw rechten

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken of om er een kopie van te vragen.
Je hebt ook het recht om de verbetering of (in sommige gevallen) verwijdering van jouw gegevens te vragen.
Je mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als je daar ernstige en legitieme redenen voor hebt die onze noodzaak om jouw gegevens te verwerken overstijgen, of om een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Je hebt ook steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven.
Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van jouw keuze.

Je kan jouw rechten uitoefenen via Jeroen Bartels — jeroen@okappi.be — +32 15 68 94 08, of per post naar: Veemarkt 37A/3, 2800 Mechelen.

Tenslotte heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische GBA als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten: GBA / APD, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – Tel: +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be

Je kan ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

6. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. Zo worden onze systemen en toepassingen beveiligd met individuele accounts, sterke wachtwoorden (beheerd via een wachtwoordmanager) en tweefactorauthenticatie, gelden er toegangsbeperkingen op een need-to-know basis en verlopen onze verbindingen versleuteld. Persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden, en onze werkstations zijn voorzien van volledige schijfversleuteling. Wij werken op een eigen, afgeschermd bedrijfsnetwerk met firewall, waarop externen geen toegang hebben. Daarnaast voorzien wij opleidingen aan ons personeel inzake gegevensbescherming, hanteren wij interne richtlijnen rond dataveiligheid en zorgen we voor up-to-date antivirus- en firewallbeveiliging.

In geen geval kan Okappi aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

7. Cookies

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder jouw voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst jouw toestemming. Zowel wij als derde partijen plaatsen cookies voor advertentiedoeleinden. In het voorkeurenmenu kies je zelf of je deze wil accepteren.

Een cookie is een klein tekstbestandje met gegevens dat een website (wanneer een gebruiker deze bezoekt) op jouw apparaat wil opslaan om zodoende informatie over jou, zoals jouw taalvoorkeur of inloginformatie, te kunnen herinneren. Deze cookies worden door ons ingesteld en heten interne cookies. Daarnaast gebruiken we externe cookies, namelijk cookies van een ander domein dan waar je je bevindt.
Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om onze website correct te laten werken en worden daarom geplaatst zonder jouw toestemming. We gebruiken ze bijvoorbeeld om onze website te beveiligen. We verzamelen geen persoonsgegevens met deze cookies en geven de verzamelde informatie nooit door aan derde partijen.

Analytische cookies

We willen onze website en diensten natuurlijk blijven verbeteren. Analytische cookies zijn daarbij een handig hulpmiddel. Ze geven ons informatie zoals het aantal bezoekers op onze website, welke pagina’s het populairst zijn, enz. We plaatsen ze evenwel nooit zonder jouw toestemming.

Functionele cookies

We bieden jou graag extra functies en persoonlijke instellingen aan, zodat je de beste surfervaring hebt. Functionele cookies helpen ons al een heel eind op weg. Ze laten ons onder andere toe om jouw taalkeuze te onthouden. Zonder jouw toestemming zullen bepaalde functies van onze website jammer genoeg niet werken.

Marketing cookies

Deze cookies worden geplaatst voor marketingdoeleinden en worden gebruikt om jouw surfgedrag te volgen nadat je onze website hebt bezocht en/of om jou gepersonaliseerde advertenties te tonen. Deze cookies kunnen door ons of door derden op onze website worden geplaatst. Je bepaalt zelf of je toestemming geeft voor het plaatsen van dergelijke marketing cookies.

Een actueel overzicht van de cookies die wij plaatsen, kan teruggevonden worden op https://okappi.be.
Als je vaststelt dat andere cookies via onze website geplaatst worden, danken wij je ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.

We geven je zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als je toch meer wil weten, verwijzen we je graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website word je gevraagd om onze cookies te aanvaarden. Je kan nadien jouw keuzes op elk ogenblik zelf beheren.
Als je verder nog vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, contacteer ons dan via Jeroen Bartels — jeroen@okappi.be — +32 15 68 94 08, of per post naar Veemarkt 37A/3, 2800 Mechelen.

Meer informatie over cookies vind je ook op: www.allaboutcookies.org. Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vind je hier: www.youronlinechoices.eu.